Vedtægter for foreningen Roskilde Rollespilslaug

§ 1 Navn og hjemsted

  1. Foreningens navn er: "Roskilde Rollespilslaug"
  2. Foreningen er hjemmehørende i Roskilde kommune.

§ 2 Formål

  1. At udbrede kendskabet til rollespil og live rollespil gennem arrangementer, som henvender sig til børn, unge og voksne. Arrangementerne kan dels være egne og dels være en del af andres arrangementer.
  2. At lære medlemmer at skabe og bevare sociale netværk, ansvarsfølelse, initiativ og empati hos børn, unge og voksne.
  3. At udbrede kendskabet til rollespil og live rollespil, blandt unge som ikke ønsker at bruge de traditionelle fritidstilbud i kommunen.
  4. At fremme kvaliteten i live rollespil og rollespil, fortrinsvis i Roskilde kommune. Under foreningens formål ligger også konsulentvirksomhed samt tværorganisatorisk og kulturelt samarbejde med andre foreninger i og uden for kommunen.
  5. At give børn, unge og voksne grundlæggende evner til samarbejde og en fællesskabsorienteret tilgang til samfundet omkring dem. Samt være med til at nedbryde fordomme og fordre til kritisk stillingtagen til omverdenen, nationalt samt internationalt.

§ 3 Medlemskab

  1. Som medlem kan optages enhver, der er fyldt 10 år.
  2. Der kan efter dispensation fra bestyrelsen optages medlemmer under 10 år.
  3. Indmeldelse sker ved henvendelse til kassereren, ved udfyldelse af pågældende informationer og indbetaling af kontingent.
  4. Informationer:
    • Fulde Navn
    • Fødselsdato
    • Adresse (Postnummer)
    • Telefon (u18 værgens telefon)
    • E-mail
  5. Optagelse af umyndige som medlemmer af foreningen kræver samtykke fra forældre/værge i form af underskrift på indmeldelsesblanketten.
  6. Medlemskabet af Roskilde Rollespilslaug gælder resten af det igangværende kalenderår
  7. Medlemskabet af af RoS-Live, med dertilhørende medlemsskab af Roskilde Rollespilslaug, gælder for den måned, man melder sig ind, og henholdsvis 5 eller 11 måneder frem.

§ 4 Kontingent

  1. Foreningens kontingent fastsættes for et helt år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Kontingent opkræves forud for aktive og passive medlemmer.
  2. Priserne for kontingent er følgende:
    • 1 års medlemsskab af Roskilde Rollespilslaug koster 100 kr. (12/3 2017)
    • 1 års medlemsskab af RoS-Live, med dertilhørende medlemsskab af Roskilde Rollespilslaug koster, 320 kr. (1/1 2013)
    • ½ års medlemsskab af RoS-Live, med dertilhørende medlemsskab af Roskilde Rollespilslaug koster, 160 kr. (15/3 2015)

§ 5 Udmeldelse - eksklusion

  1. Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til foreningen med mindst 1 måneds varsel til den 1. i en måned, og at det pågældende medlem har betalt sit kontingent til foreningen frem til den dag, hvorfra udmeldelse har virkning. Medlemmet har krav på en skriftlig bekræftelse. Restkontingent refunderes ikke.
  2. Når medlemmer er i kontingentrestance udover 1 måned, kan bestyrelsen med mindst 8 dages varsel ekskludere vedkommende. Ingen, der er udelukket på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem af foreningen, før vedkommende har betalt sin gæld til foreningen.
  3. Arrangørerne af foreningens aktiviteter og workshops kan henstille til bestyrelsen at øjeblikkeligt udelukke et medlem fra en spilgang eller aktivitet, når særlige forhold giver anledning dertil. Udelukkelse udover den ene spilgang eller aktivitet kan kun afgøres i bestyrelsen.
  4. Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog, at mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen.
  5. Det ekskluderede medlem skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have lejlighed til at fremføre sit forsvar, og medlemmet kan kræve, at spørgsmålet om eksklusion afgøres på den førstkommende ordinære generalforsamling.
  6. Afgørelsen om eksklusion træffes med simpelt stemmeflertal og kan ikke ankes i nogen instanser.
  7. Bestyrelsens afgørelse skal være begrundet og skal angive, om udelukkelsen er tidsbegrænset og i givet fald, hvornår fristen udløber.
  8. Inden bestyrelsen træffer afgørelse om eksklusion eller lignende, skal medlemmet, skriftligt opfordres til at fremlægge forsvar i sagen. Forsvaret skal foreligge senest 3 uger efter bestyrelsens opfordring.

§ 6 Generalforsamling

  1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen, der ordinært afholdes hvert år, senest den 31. marts. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendig eller senest 14 dage efter at 1/3 af medlemmerne har indgivet skriftlig begrundelse herom til bestyrelsen.
  2. Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst 3 ugers varsel.
  3. Dagsordenen, og eventuelle vedtægtsændringer bekendtgøres skriftligt senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.
  4. Forslag der ønskes behandlet af generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før mødet.
  5. Alle medlemmer over 15 år har stemmeret. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. Ved børn under 15 år, har barnets forælder eller værge stemmeret, uanset om forælder eller værge er medlem af foreningen eller ej. Dog skal Barnet være til stede for at forældre eller værge kan stemme.
  6. Dirigenten, som ikke må være medlem af bestyrelsen, godkender sammen med formanden det, af referenten, udarbejdede referat.
  7. På generalforsamlingen er almindeligt stemmeflertal afgørende. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Til vedtægtsændring kræves dog, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor.
  8. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Ethvert stemmeberettiget medlem kan dog kræve, at stemmeafgivningen skal ske skriftligt, ligesom alle afstemninger om eksklusion skal foregå skriftligt.
  9. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:
    1. Valg af dirigent
    2. Valg af referent.
    3. Godkendelse af dagsorden.
    4. Formandens beretning
    5. Udvalg aflægger beretning
    6. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse samt forelæggelse af budget for det kommende år.
    7. Fastsættelse af kontingent.
    8. Behandling af eventuelle indkomne forslag
    9. Valg af formand, øvrige bestyrelsesmedlemmer samt evt. suppleanter
    10. Valg af revisorer
    11. Eventuelle vedtægtsændringer
    12. Eventuelt

§ 7 Bestyrelsen

  1. Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne.
  2. Bestyrelsen består af 3-6 medlemmer. Formand, næstformand, kasserer, op til 2 menige bestyrelsesmedlemmer og 1 ung i bestyrelsen. Formanden, næstformand, kassereren og de 0-2 menige vælges særskilt for 2 år af gangen. Formand er på valg i ulige år sammen med 1 bestyrelsesmedlem Kassereren og udvalgte næstformand er på valg i lige år sammen med 1 menigt bestyrelsesmedlem. Den unge i bestyrelsen og suppleanten vælges hvert år for en etårig periode. Bestyrelsen konstituerer umiddelbart efter general-forsamlingen 1 næstformand og 1 kassere assistent
  3. a.       Alle bestyrelsesmedlemmerne, undtaget den unge i bestyrelsen, skal være fyldt 18 år. Det er et krav, at man har været medlem af foreningen i 6 måneder op til opstilling til bestyrelsen for at kunne stille op, der kan dog gives dispensation, hvis generalforsamlingen finder det hensigtsmæssigt

    b.      Den unge i bestyrelsen skal være mellem 15 og 17 år. Er der ingen unge mellem 15 og 17 år der stiller op til bestyrelsen, kan den unges plads i bestyrelsen ikke besættes af andre medlemmer, og posten kan derfor godt være tom. . Det unge medlem af bestyrelsen har ikke økonomisk hæftelse.

  4. Hvis et medlem af bestyrelsen fratræder inden den ordinær generalforsamling, kan der benyttes to muligheder. Et, suppleanten indtræder som erstatning for det manglende medlem. To, der afholdes en ekstraordinær generalforsamling, hvor der vælges et nyt medlem til bestyrelsen. Fratræder der et medlem af bestyrelsen, som ikke er på valg til den ordinære generalforsamling, skal der vælges et nyt bestyrelsesmedlem til den ordinære generalforsamling. Dog vil perioden for det valgte medlem, være begrænset til resten af perioden for det afgående medlems periode.
  5. Foreningen tegnes af formanden og mindst et bestyrelsesmedlem. Ved afhændelse og pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
  6. Formanden leder foreningens anliggender og indkalder til bestyrelsesmøde, så ofte han/hun finder det nødvendigt. Ligeledes er formanden berettiget til at handle i sager, der ikke tåler udsættelse, men skal i sådanne tilfælde forelægge sagerne på førstkommende bestyrelsesmøde og stå til ansvar til generalforsamlingen.
  7. Kassereren og formanden har adgang til foreningsbankkonti (tegningsretten), resten af bestyrelsen har mulighed for netbankskonto-kig-adgang.
  8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig ved 3 fremmøde, dog kræves formanden eller næstformanden til stede. Ved stemmelighed gælder formandens stemme for 2.
  9. Der skal foreligge et beslutnings referat efter hvert bestyrelsesmøde. Beslutningsreferatet skal være tilgængeligt for alle medlemmer via efterspørgsel.

§ 8 Ansvar for skader

  1. Ansvar for skader i relation til foreningens aktiviteter påhviler det enkelte medlem.

§ 9 Regnskab/ revision

  1. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af 1 revisor, der vælges for 1 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Desuden kan der vælges for en etårig periode 1 revisorsuppleant. Bestyrelsen skal, senest 3 uger før generalforsamlingen afholdes, søger for at revisionen gennemgå regnskabet sammen med kassereren. Regnskab, status og bilag for det forgangne år, skal kunne forlægges revisorerne.
  2. Driftsregnskab og status skal forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorernes samt formandens påtegning.
  3. Driftsregnskab og status bekendtgøres for foreningens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.

§ 10 Hæftelse

  1. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for foreningens forpligtigelser - ingen medlemmer eller bestyrelsen hæfter personligt for forpligtigelser indgået af foreningen for hvilke foreningen alene hæfter med sin formue. Roskilde Rollespilslaug Tankernes, drømmenes og fantasiens Verden.

§ 11 Opløsning af Foreningen

  1. Opløsning af foreningen kan kun finde sted efter forslag fra 2/3 af foreningens medlemmer eller bestyrelsen. Forslaget skal dernæst vedtages på en generalforsamling, af mindst 2/3 af foreningens medlemmer. Hvis 2/3 af foreningens medlemmer ikke er til stede, indkaldes til en ny generalforsamling, som da er beslutningsdygtig, uanset fremmødtes antal. Opløsningen må her ske ved mindst 2/3 majoritet Den sidste generalforsamling skal indkaldes inde for 8 dage efter første afholdt generalforsamling.
  2. Ved opløsning af foreningen skal foreningens formue, efter alle eventuelle kreditorer er betalt, anvendes til fritidsaktiviter. Aktiviteterne skal have en almennyttig karakter. Eller fremme rollespil i Roskilde.

Vedtaget 11/3-2018.